Digitales Dokumentenmanagement hilft, den Auflagen gerecht zu werden

Große Consultingfirmen wie McKinsey, KPMG und Ernst & Young und auch Mittelständler wie die Lucht Probst Associates GmbH, ein auf den Bankensektor spezialisierte Beratungsunternehmen in Frankfurt am Main, betreiben selbst erfolgreich digitales Dokumentenmanagement. Und sie bieten ihren Kunden aus dem Finanzsektor Lösungen zur systematischen, komfortablen Dokumentenerstellung und -verwaltung an. Auf www.l-p-a.com zum Beispiel findet man mehr Informationen zu solchen individualisierten Softwaresystemen für das Dokumentenmanagement.

Zurück zu den verschärften Regelungen: Die Vorschrift PRIIP beispielsweise gilt seit Anfang 2017 für "Packaged Retail and insurance-based Investment Products".

Sie schreibt einheitliche Informationsblätter für gewisse Kapitalmarktprodukte vor und macht strikte Vorgaben, welche Informationen in den Blättern auf welche Weise dargelegt sein müssen. Die regulierenden Eingriffe in das Bankenwesen stecken jedoch noch in der Entwicklung, immer wieder verändern sich Details. Hier profitieren Geldinstitute massiv von der Zusammenarbeit mit Experten. Wenn spezialisierte Dienstleister eine dynamische Dokumentenmanagement-Software zur Verfügung stellen, können Banken ihr Geschäft optimieren und den Auflagen gerecht werden. Sind Rechtsverbindlichkeit und Regelkonformität sichergestellt, profitiert auch der Endkunde.

Die wichtigsten Anforderungen an digitales Dokumentenmanagement

Wie genau eine Dokumentenmanagement-Software aussehen sollte, hängt natürlich von der jeweiligen Branche ab, in der sie zum Einsatz kommt. Es gibt aber zentrale Anforderungen, die solche Lösungen erfüllen sollten:

· Sie muss benutzerfreundlich - damit steht und fällt der Erfolg der Software. Ist sie nicht bedienerfreundlich oder ist das Arbeiten mit ihr unnötig kompliziert, werden Mitarbeiter sie nicht konsequent einsetzen, die Software vielleicht sogar gar nicht verwenden.

· Eine Dokumentenmanagement-Software sollte keine Lösung von der Stange sein, sondern sich an die konkreten Anforderungen im jeweiligen Unternehmen anpassen lassen.

· Die Software muss flexibel erweiterbar und somit zukunftssicher sein. Eine Lösung, die zum Beispiel standardisierte Formulare für den Vertrieb von Finanzprodukten liefert, sollte sich um neuartige Finanzprodukte erweitern lassen.

· Das Dokumentenmanagement-System sollte sich leicht in die Unternehmens-IT integrieren lassen. Idealweise stammen Lösungen für ähnliche Aufgaben wie etwa Standardisierung und Management von Dokumenten aus einer Hand, das macht aufwendige Anpassungen überflüssig.

· Und natürlich muss die Dokumentenmanagement-Software rechtssicher sein, die für die jeweilige Branche geltenden Vorgaben und Vorschriften erfüllen und eine revisionssichere Ablage ermöglichen.