Gut geplant ist auch gut gefeiert

Eine gut geplante und durchorganisierte Feier wirft eine Menge Fragen auf und verlangt logistisches Know-how. Ein gutes Catering-Unternehmen berät von Anfang an bei der Auswahl der geeigneten Speisen, beim Ablauf, beim Service und greift dem Gastgeber unter die Arme, wo es nur geht.



Wenn Sie einen Veranstaltungsraum ins Auge gefasst haben, z.B. eine Empfangshalle, eine öffentliche Einrichtung, Saal oder Park, so müssen Sie wissen, ob der Ort einen Catering-Service mit einschließt. Manche Einrichtungen haben ihre eigenen Caterer und erlauben keinen externen Zulieferer.

- Ist die Veranstaltung in geschlossenen Räumen oder im Freien?

Von dieser Frage sind weitere Entscheidungen abhängig, beispielsweise welches Equipment eingesetzt wird und ob die Speisen - abhängig vom Wetter - gekühlt oder warm gehalten werden müssen.

Es ist auch wichtig zu wissen, welche Möglichkeiten an dem von Ihnen gewählten Veranstaltungsort zur Verfügung stehen - z.B. ob eine Küche vorhanden ist.

Sie sollten je nach Größe und Bedeutung der Veranstaltung die Räumlichkeiten bis zu sechs Monaten im Voraus reservieren.

- Wie hoch ist das kalkulierte Budget für Ihre Veranstaltung? Kann der Caterer die gewünschten Leistungen innerhalb dieses Budgetrahmens erbringen?

Manche Caterer verlangen eine Anzahlung. Sofern keine außerordentlichen Anschaffungen notwendig sind und sich der Budgetrahmen für Essen, Getränke und Service unter 5000 Eur bewegt, ist eine Anzahlung meist jedoch nicht erforderlich.

- Welches sind die Berechnungsgrundlagen?

Sie haben entweder eine bestimmte Anzahl Gäste sie ordern eine bestimmte Anzahl Portionen. Küchenchef des Catererunternehmens Ihrer Wahl ermittelt auf der Grundlage Ihrer Büfett-/Menüvorstellungen ein Pro-Kopf-Preis.

- Gibt es Vertragsdokumente die ich vor einem Catering unterzeichnen muss? In der Regel genügt die mündliche Zusage. Eine Terminanfrage und die Einholung eines Angebots verpflichtet weder Sie noch den Caterer, erst wenn Sie den Auftrag erteilen.

- Muss ich Kündigungsfristen beachten?

Ja, müssen Sie - je früher desto besser! Reservierung bei externen Zulieferern werden auch vom Caterer früh abgeschlossen und müssen ebenso frühzeitig wieder storniert werden.

- Welche Ausstattung wird für die Veranstaltung benötigt?

Wird das Equipment durch den Caterer bereitgestellt oder muss ich eine Drittfirma beauftragen?

Je nach Veranstaltungsgröße müssen viele Ausstattungsaspekte beachtet werden, so z.B. Tische, Stühle, Tischwäsche, Tischdekoration, Geschirr, Besteck, Gläser, Platten und Warmhaltebehälter. Beim Büfett werden alle Speisen, Getränke und Geschirr auf einer großen Tafel aufgebaut. Die Gäste bedienen sich selbst und begeben sich zum Essen an einen Tisch. Servicepersonal kümmert sich um Aufbau und Bestückung des Büfetts bzw. um Getränkeausschank.

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