Wenn für eine Eigentümergemeinschaft ein Verwalter berufen wird, vertritt dieser die Gemeinschaft in wesentlichen Fragen nach außen und nach innen. Wer einen solchen Verwalter engagiert, muss sich allerdings an klare Regeln halten.
Schon vor dem Vertragsabschluss empfiehlt es sich nach Auskunft der Bausparkasse LBS, die wichtigsten Punkte des Vertrags unmissverständlich zu klären. Der Bundesgerichtshof wies in einer Entscheidung (AZ: V ZR 114/14) darauf hin, dass es der Normalfall sei, mit der Bestellung durch die Gemeinschaft in derselben Eigentümerversammlung auch die Eckdaten des Vertrages (Laufzeit und Vergütung) zu bestimmen. Damit ist nicht jedes Detail gemeint, aber die Dimensionen müssen erkennbar sein. Abweichungen von dieser Praxis sind nur unter ganz besonderen Umständen gestattet.
Besteht die Beziehung schon länger, sind die Anforderungen nicht mehr ganz so streng. Bei der Neubestellung eines Verwalters ist zum Beispiel das Einholen von Alternativangeboten erforderlich. Bei der Weiterführung des Vertrages ist das nach Überzeugung des Bundesgerichtshofs (AZ: V ZR 96/10) nicht zwingend nötig. Anders verhielte es sich nur, wenn sich seit der Erstbestellung grundlegende Aspekte seiner Arbeit verändert hätten.
Zu den wesentlichen Aufgaben des Verwalters gehört die Einberufung der Eigentümerversammlung unter Einhaltung aller dafür vorgesehenen gesetzlichen und rechtlichen Voraussetzungen. In dringenden Fällen - zum Beispiel zur Abwendung von Schäden - können einzelne Eigentümer auf gerichtlichem Wege erzwingen, dass eine Versammlung anberaumt wird. Doch alleine die Tatsache, dass sich die bereits in Angriff genommene Bestellung eines Verwalters hinauszögert, reicht nach Meinung des Oberlandesgerichts Köln (AZ: 16 Wx 114/02) nicht aus. Ein Mitglied einer Eigentümergemeinschaft kann den Verwalter unter Umständen dazu zwingen, einen bestimmten Punkt mit in die Tagesordnung aufzunehmen, diesen erörtern zu lassen und darüber abzustimmen.
Ein entsprechender Streitfall vor dem Landgericht München (Aktenzeichen 1 S 5166/11), bei dem es um die Regelung der Heizungsanlage ging, scheiterte allerdings daran, dass die nötige Ladungsfrist von zwei Wochen dann nicht mehr hätte eingehalten werden können.
In der Regel nimmt der Verwalter als "Zustellungsbevollmächtigter" Gerichtsentscheidungen oder Dokumente, die die Gemeinschaft betreffen, entgegen und gibt diese an die Mitglieder weiter. Ist er allerdings selbst als Gegner an einem solchen Verfahren beteiligt oder besteht die Gefahr einer "nicht sachgerechten Information" der Wohnungseigentümer, verliert der Verwalter laut einem Urteil des Bundesgerichtshofs (AZ: V ZR 170/11) diese Funktion.
Eine weitere Pflicht des Verwalters kann es sein, eine eidesstattliche Versicherung für die Wohnungseigentümergemeinschaft abzugeben. Es gehört nach Überzeugung des Bundesgerichtshofes (AZ: I ZB 61/10) zur ordnungsgemäßen Erfüllung seiner Aufgaben. Er sei berechtigt und verpflichtet, das zu tun, heißt es im Urteil.
Immer wieder gibt es in der Praxis Schwierigkeiten, zwischen den Befugnissen von Verwalter und Verwaltungsbeirat zu unterscheiden, da sie ja beide eine wesentliche Rolle für die Eigentümergemeinschaft spielen. Das Oberverwaltungsgericht Berlin-Brandenburg (AZ: 2 A 3.15) stellte klar, dass die Vertretung nach außen normalerweise in den Zuständigkeitsbereich des Verwalters fällt und ihn der Beirat dabei lediglich unterstützt. red