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E-Mail-Pannen im Job vorbeugen

E-Mail-Pannen im Job vorbeugen

Tausendmal ist nichts passiert. Aber in einem hektischen Moment geschieht es doch: Man klickt den Senden-Button und die E-Mail geht zu früh raus. Mit ein oder zwei kleinen Sicherheitsvorkehrungen wäre das nicht passiert.

Im E-Mail-Verkehr sind peinliche Pannen oft nur einen Mausklick entfernt. Um Missgeschicke zu vermeiden, sollten Arbeitnehmer wichtige elektronische Post immer in einem Textdokument vorschreiben. Erst zum Verschicken sollte der fertige Text ins E-Mail-Fenster kopiert werden, rät die Karriereberaterin Nandine Meyden aus Berlin. So könne ausgeschlossen werden, dass unfertige oder noch geheime Texte vorzeitig aus Versehen versendet werden.

Wer diesen Aufwand scheut und direkt im E-Mail-Programm oder Webmailer arbeiten möchte, kann auch Vorsichtsmaßnahmen treffen: Er sollte zunächst den Text schreiben und den Empfänger erst unmittelbar vor dem Verschicken einfügen. „Dann passiert nichts, wenn ich aus Versehen auf Senden klicke“, rät Meyden. Außerdem können E-Mail-Entwürfe auch problemlos ohne ausgefüllte Empfängerzeile gespeichert werden.

E-Mail-Missgeschicke sind in Unternehmen keine Seltenheit: Erst am Mittwoch (24. Oktober) verschickte Daimler aus Versehen Geschäftszahlen zwölf Stunden zu früh an Journalisten. Statt wie geplant am Donnerstag mussten die Geschäftszahlen daraufhin spontan noch am Mittwochabend präsentiert werden.

Es war das dritte Mal in sieben Tagen, dass ein großer Konzern seine Geheimnisse zu früh verraten hat. Den Anfang machte Google mit seinen Geschäftszahlen, die ein beauftragter Dienstleister vier Stunden vor der Zeit herausgab. Am Dienstag verriet der US-Chemiekonzern Dow Chemical vorzeitig, dass er 20 Werke weltweit schließen und dabei 2400 Jobs streichen wolle, davon bis zu 160 in Deutschland. Und schließlich patzte Daimler.

Ist das Missgeschick passiert, kann die E-Mail möglicherweise noch zurückgerufen werden. Allerdings funktioniert das nur unternehmensintern und wenn die Nachricht noch nicht gelesen wurde. Voraussetzung ist, dass sowohl der Empfänger als auch der Absender mit Outlook arbeiten und ihre E-Mail-Konten auf demselben Server liegen. Zum Zurückholen muss man unter „Gesendete Objekte“ die E-Mail doppelklicken, im Feld „Aktionen“ den Reiter „Andere Aktionen“ wählen und dann „Diese Nachricht zurückrufen“ klicken.

Um die E-Mail zurückzuholen, wählt man „Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen“. Um sie durch eine andere zu ersetzen, wählt man „Ungelesene Kopien durch eine neue Nachricht ersetzen“. Um über das Ergebnis der Aktion informiert zu werden, muss ein Häkchen bei „Ergebnis des Nachrichtenrückrufs für jeden Empfänger mitteilen“ gesetzt werden.

Eine privat verschickte E-Mail ist in der Regel nicht mehr rückholbar. Eine Ausnahme bildet der E-Mail-Dienst Gmail. Wer ihn nutzt, kann in den Einstellungen eine Rückholfunktion aktivieren. Dazu muss man auf „Labs“ klicken, in der erscheinenden Liste „Versand rückgängig machen“ aktivieren und dann mit „Änderungen speichern“ bestätigen.

Künftig erscheint dann nach jeder versendeten E-Mail ein gelber Balken am oberen Bildschirmrand. Neben der Information „Ihre Nachricht wurde gesendet“ taucht dann für fünf bis zehn Sekunden auch der Link „Rückgängig“ auf. So viel - oder wenig - Zeit bleibt, um eine versehentlich oder vorschnell abgesetzte Mail zurückzuholen.

Zurückholen von E-Mails bei Outlook