Im Zeichen der digitalen Transformation: DMS- und ECM-Systeme optimieren Workflows

Im Zeichen der digitalen Transformation: DMS- und ECM-Systeme optimieren Workflows

Optimierte Prozesse, effiziente Archivierung, der Abbau von Mediengrenzen: Wer auf moderne DMS- oder ECM-Systeme setzt, leistet einen entscheidenden Beitrag, um die technischen Entwicklungen zu seinen Gunsten zu nutzen.

Die Vorteile von Informationsplattformen wie der Lösung nscale der Ceyoniq Technology GmbH sind derart ausgeprägt, dass sie die Wettbewerbsfähigkeit ihrer Anwender entscheidend steigern.Jeden Tag greifen deutsche Unternehmen auf eine Flut von Dokumenten zu. Doch ganz gleich, ob es sich um Kundenkorrespondenz, Vorgangsakten, Montageanleitungen oder vertrauliche Sitzungsprotokolle handelt, sie alle bergen im Sinne eines wirtschaftlich effizienten Managements die gleichen Herausforderungen. Neben der revisionssicheren Datenspeicherung muss sichergestellt werden, dass alle dazu berechtigten Nutzer mittels effektiver Suchmechanismen ohne großen Aufwand alle relevanten Informationen jederzeit finden können - und das auf unterschiedlichen Plattformen, vom Browser bis zum Tablet. Dass ein tatsächlich effizientes Dokumentenmanagement in Zeiten von Big Data und globalisierter Wirtschaftsräume nicht mehr auf Papier gelingen kann, dürfte nicht strittig sein. Wer also weiterhin auf die analoge Aktenverarbeitung setzt, bremst Prozesse unnötig aus, schottet Informationen regelrecht auf lokalen Datenträgern ab und sorgt auf diese Weise dafür, dass jede Recherchetätigkeit zur zeitraubenden Aufgabe wird.

Hilfe leisten in solchen Fällen zeitgemäße Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) wie die Lösung nscale aus dem Hause der Bielefelder Softwareunternehmens Ceyoniq Technology. Die Informationsplattform erlaubt Nutzern die revisionssichere und rechtskonforme Ablage von digitalisierten Dokumenten in individuell strukturierten Archiven. Dadurch sind Workflow-relevante Dokumente und Informationen von überall und durch jeden berechtigten Mitarbeiter abrufbar und können zudem über eine Volltextsuche aus dem Archiv heraus aufgerufen werden. Das beschleunigt verschiedenste Geschäftsprozesse im Unternehmen spürbar.

Dokumente zentral archivieren und managen

Das Herzstück eines jeden ECM-Systems ist die zentrale Ablage und zuverlässige Archivierung von geschäftsrelevanten Informationen wie etwa Dokumenten und Emails. Eine individuell gestaltbare Architektur wie bei der Lösung nscale sorgt dafür, dass das ECM sich dabei unkompliziert an die Bedürfnisse des Anwenders anpasst. Mittels Volltextsuche recherchieren die Nutzer komfortabel und zeiteffektiv nach Informationen.

Die Archivierung ist die eine Seite der Medaille, die Optimierung diverser Workflows die andere. Besonders wichtig: Information müssen im Unternehmen nach Zuständigkeiten der Mitarbeiter differenziert behandelt werden. Systeme wie nscale ermöglichen die Umsetzung eines entsprechenden Rechtesystems. Dadurch steht es dem Anwender frei festzulegen, welche Mitarbeiter auf bestimmte Dokumente zugreifen dürfen und welche keine Berechtigung erhalten. Vordefinierte Workflows erleichtern außerdem die Erstellung von Zuständigkeitsketten. Dadurch ist sichergestellt, dass Geschäftsprozesse dem vom Anwender gewünschten Ablauf entsprechen und nicht aufgrund diffuser Verantwortlichkeiten oder fehlender Erinnerungsfunktionen stagnieren.

Unnötige Bedenken

Dennoch sind es bislang vornehmlich größere Unternehmen, die ihr Informationsmanagement auf Höhe der Zeit mit einem modernen ECM-System verwalten. Sie profitieren wegen ihrer komplexen Geschäftsstrukturen mit häufig mehreren Standorten am deutlichsten von den Vorzügen digitalisierter Dokumente und Workflows. Die kleineren und mittleren Unternehmen zögern hingegen vielerorts immer noch und blieben den papiergetriebenen Prozessen selbst dann treu, wenn die Folge höhere Verwaltungskosten sind. Der Grund: Die Unternehmen sorgen sich, dass inhaltlich sensible Dokumente wie Verträge, Verwaltungsakten, Zulassungsunterlagen oder Prüfprotokolle ihren Beweiswert einbüßen, wenn sie nicht weiterhin in analoger Form vorliegen.

Die Bedenken sind in der Regel jedoch unbegründet: Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat hierzu etwa die Technische Richtlinie TR-RESISCAN etabliert. Mit ihr legt das BSI auf Basis internationaler Vorgaben den Rahmen sicherer und nachvollziehbarer Scanprozesse fest. Darin werden zudem organisatorische, personelle und technische Rahmenbedingungen für das jeweilige Schutzniveau eines Dokumentes vorgegeben. Um eine hohe Rechtssicherheit in der Beweisführung sicherzustellen, berücksichtigt diese Richtlinie sowohl die Dokumentenvorbereitung als auch den Scanprozess und die Nachbereitung. Systeme wie nscale sind speziell auf die Einhaltung technischer Richtlinien wie TR-RESISCAN ausgerichtet.

Grundlage für optimale Workflows

Noch immer übersehen manche Unternehmen die Notwendigkeit, ihre Prozesse zu digitalisieren. Starre und langsame Prozesse, die auf analoge Dokumente, den Gang ins Archiv und den Postversand setzen, werden gegenüber modernen ECM-Lösungen nicht bestehen können, denn: Eine Information besitzt nur dann unternehmerischen Wert, wenn sie jederzeit Teil des Workflows ist. ECM-Lösungen wie nscale sind dabei die elementaren Wegbereiter, um die Grundlage für optimale Geschäftsprozesse zu schaffen.

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