Optimale Arbeitsauslastung - essentiell für erfolgreiche Unternehmen

Zufriedene Kunden : Optimale Arbeitsauslastung - essentiell für erfolgreiche Unternehmen

Wer auf Dauer mit seinem Unternehmen erfolgreich sein möchte, der muss für eine optimale Auslastung der Mitarbeiter sorgen - so viel steht fest.

Denn so kann die Arbeitsgeschwindigkeit angepasst werden und möglichst viele Aufträge können erledigt werden. Dies führt nicht nur zu höheren Einnahmen, sondern auch zu zufriedeneren Kunden. Denn bekommen diese ihre Leistungen termingerecht, so steigt die Kundenzufriedenheit. Dies sichert einem Unternehmen letztlich ebenfalls mehr Umsatz. Deshalb darf eine Firma das Thema Arbeitsauslastung auf keinen Fall vernachlässigen. Doch worum handelt es sich dabei genau und wie lässt sich diese optimieren?

Arbeitsauslastung - das steckt dahinter

Häufig hört man, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens zum Beispiel 85 oder 90 Prozent ausgelastet sind. Doch was genau steckt hinter einer solchen Prozentangabe und was bedeutet sie? Um diese Fragen zu klären, lohnt es sich, die Warteschlangentheorie zur Hilfe zu nehmen. Laut dieser handelt es sich bei der Auslastung um ein Verhältnis aus Ankunftsrate zu Abarbeitungsrate mal 100 Prozent. Was das genau bedeutet, verdeutlicht folgendes Beispiel:

Abarbeitungsrate: Ein Mitarbeiter kann in einer Woche zehn Aufgaben übernehmen und erledigen.

Ankunftsrate: Dieser Mitarbeiter bekommt in der Woche neun Aufgaben, die er abarbeitet.

Auslastung: Damit beträgt die Auslastung des Mitarbeiters 90 Prozent.

Würde dieser Mitarbeiter alle zehn Aufgaben in der Woche erledigen, so wäre er zu 100 Prozent ausgelastet.

Deshalb lohnt sich optimale Auslastung der Mitarbeiter

Nur wenn die Angestellten optimal ausgelastet sind, kann der Umsatz eines Unternehmens gesteigert werden. Ist dies hingegen nicht der Fall, so kann dies auf Dauer mit hohen Kosten für die Firma verbunden sein und dieser schaden. Denn ist die Auslastung der einzelnen Mitarbeiter nicht richtig berechnet, so können diese nicht effektiv arbeiten. Dadurch stimmt der Umsatz nicht. Kommt es zu Lieferengpässen aufgrund nicht optimierter Auslastung, so ist Kundenunzufriedenheit das Resultat. Das gilt es selbstverständlich unbedingt zu vermeiden. Denn auch das wirkt sich negativ auf die Umsatzzahlen aus.

So lässt sich die Auslastung optimieren

Wer jetzt denkt, dass man die Mitarbeiter optimal auslastet, indem man ihnen möglichst viele Ausgaben gibt, der täuscht sich. Denn können diese ihr Arbeitspensum nicht termingerecht erfüllen, so kommt es zu Lieferengpässen und letztlich zu unzufriedenen Kunden. Somit verliert eine Firma nicht nur auf Dauer ihren Kundenstamm, sondern ebenfalls die damit verbunden Umsätze.

Haben die Mitarbeiter hingegen zu wenige Aufgaben, so ist das ebenfalls schädlich für das Unternehmen. Denn dadurch sind mehr Mitarbeiter nötig als es bei einer optimalen Auslastung der Fall wäre. Somit fallen unnötige Personalkosten für den Betrieb an.

Deshalb ist es für eine Firma essentiell, die ideale Balance zu finden und die Mitarbeiter optimal auszulasten. Doch wie kann das gelingen und wie sind die Angestellten wirklich "optimal" ausgelastet?

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Experten raten Unternehmen, ihre Mitarbeiter nicht zu 100 Prozent auszulasten. Denn nur so lassen sich Verzögerungen vermeiden. Sind Mitarbeiter zum Beispiel lediglich zu 90 Prozent ausgelastet, so können diese flexibler und schneller reagieren, falls zusätzlich Arbeiten anfallen. Denn nicht selten kommt es vor, dass nicht eingeplante, dringende Aufträge zusätzlich erledigt werden müssen. Wer dafür einen kleinen Puffer bei der Auslastung einplant, der ist auf der sicheren Seite und kann in einem solchen Fall flexibel agieren. Denn eine ungeplante Aufgabe kann direkt erledigt werden, ohne dass andere Tätigkeiten darunter leiden müssen. Diese rutschen dank des Puffers in der Warteschlange nicht allzu weit nach hinten.

Wäre ein Mitarbeiter hingegen zu 100 Prozent ausgelastet, so könnte er die zusätzliche Aufgabe nur zu Lasten einer anderen anstehenden Tätigkeit ausführen. Dies gilt es jedoch unbedingt zu vermeiden. Denn dadurch können Verzögerungen und enorme Verluste auf eine Firma zukommen.

Wie lässt sich die optimale Auslastung ermitteln?

Wer auf Dauer erfolgreich sein möchte, der muss die optimale Auslastung seiner Mitarbeiter genau berechnen. Eine geeignete Unterstützung kann dabei ein ERP-Programm sein. Denn dieses hilft einer Firma bei sämtlichen Planungs- und Steuerungsaufgaben. Bevor sich ein Unternehmen jedoch für eine solche Lösung entscheidet, sollte es sich ausgiebig mit dem Thema auseinandersetzten und sich einen Marktüberblick über ERP-Systeme verschaffen. Denn nur so kann es eine geeignete Lösung für das Unternehmen finden und mit deren Hilfe die optimale Auslastung bestimmen.

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