E-Mails: Ab ins Archiv damit!
Trier · Ein Leser schreibt mir: "Ich habe sehr viele E-Mails gesammelt. Kann man auch E-Mails auch auf einer CD speichern? Wenn ja, wie geht das?"
Es ist durchaus möglich, E-Mails auf einem Datenträger zu sichern. Zunächst vorweg: Eine Archivierung geht natürlich auf einer CD. Das hat allerdings den Nachteil, dass es hinterher schwierige ist, bestimmte E-Mails wieder zu finden. Empfehlenswerter ist eine Archivierung auf einer externen Festplatte. Diese wird von der Suchfunktion des Computers - wenn eingeschaltet und so eingestellt - erfasst und kann dann auch durchsucht werden (siehe Kolumne "Mein Computer" von vergangener Woche). Wichtig ist zunächst zu wissen, dass die E-Mails auf der Festplatte liegen müssen, damit sie archiviert werden können. E-Mails, die sich im Postfach ihres Providers befinden, müssen erst mit einem E-Mail-Programm heruntergeladen werden. Dazu eignet sich sehr gut das Microsoft-Programm Outlook, weil es eine Archivierungsfunktion bereits mitbringt. Wie Sie das Programm einrichten, erfahren Sie normalerweise von Ihrem E-Mail-Anbieter.Haben Sie die E-Mails nun im Programm, sortieren Sie die E-Mails erst einmal in Unterordner, um Ordnung zu schaffen. Nun müssen Sie den Ordner, den Sie archivieren möchten Anklicken, und aus dem Menüpunkt "Datei" den Unterpunkt archivieren wählen. Daraufhin werden Sie aufgefordert, eine Datendatei anzulegen. Wählen Sie für diese den Speicherort (zum Beispiel die externe Festplatte oder einen USB-Stick), und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (zum Beispiel "Archiv-2011"). Das Programm speichert die E-Mails nun in einer Datendatei mit der Endung ".PST". Diese Datei enthält alle archivierten E-Mails und kann anschließend auch als Kopie auf CD gebrannt werden.
Über den Menüpunkt Datei/Outlook-Daten-Datei öffnen können Sie das Archiv wieder in den Ordnerbaum des E-Mail-Programms einbinden. Und nun können Sie die E-Mails auch ganz normal durchsuchen, betrachten, beantworten und weiterleiten. In der kostenlosen Outlook-Alternative Windows Live Mail heißt die Archivierungsfunktion "E-Mail exportieren".Nicht zu empfehlen ist es, die E-Mails einfach im Programm zu markieren und mit der Maus auf die Festplatte zu ziehen, denn bei dieser Vorgehensweise ist es ebenfalls sehr mühsam, bestimmte E-Mails später wiederzufinden.
