Sieben Tipps rund um die E-Mail

Berlin · Die E-Mail ist für viele das Zentrum des digitalen Lebens. Mit ein paar Tipps kann man sein Online-Leben verbessern - von der Signatur bis zur Wegwerf-Mailadresse.

 Obwohl die Konkurrenz durch Messenger-Apps stark ist, werden jährlich immer mehr Mails verschickt. Foto: dpa

Obwohl die Konkurrenz durch Messenger-Apps stark ist, werden jährlich immer mehr Mails verschickt. Foto: dpa

Foto: Andrea Warnecke (g_mehrw

Berlin (dpa) Rechnungen, Buchungsbestätigungen, Werbung - bei den meisten Menschen landet täglich mindestens eine E-Mail im Postfach. Und ob beruflich oder privat: Beinahe jeder hat mindestens eine E-Mail-Adresse. Trotz der Konkurrenz durch Messenger-Dienste werden es jedes Jahr mehr. 2016 wurden in Deutschland 625,8 Milliarden E-Mails verschickt, wie aus einer Hochrechnung der Anbieter Web.de und GMX hervorgeht.
Doch manche sind trotzdem unsicher über den richtigen Umgang mit E-Mails. Hier sind sieben Tipps.
Einsatzzweck: E-Mails vom Arbeitgeber-Account eignen sich nicht für alle Anliegen. "E-Mail ist die erste Wahl, wenn es um verbindliche und nachvollziehbare Korrespondenzen geht", erklärt der Branchenverband Bitkom in seinem "E-Mail-Knigge". Denn Unternehmen müssten die geschäftlichen Mails archivieren und aufbewahren. Für die Verabredung zum Mittagessen oder einen digitalen Plausch eignen sich deshalb eher ein Instant-Messenger oder soziale Medien.
Kiss-Prinzip: "Keep it short and simple" heißt das Kiss-Prinzip ausgeschrieben. Wer eine Mail schreibt, sollte sich kurzfassen und schnell auf den Punkt kommen, empfiehlt der E-Mail-Knigge. Für die Übersichtlichkeit sollte jede Mail nur ein Thema haben, das auch in der Betreffzeile steht. Denn viele nutzen den Posteingang auch als Aufgaben-Liste. Wer beim Empfänger nur geringe Aufmerksamkeit vermutet, kann Schlagwörter fett markieren - allerdings nicht zu aufdringlich.
Signatur: In E-Mail-Programmen wie Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird und auch bei Webmail-Oberflächen können Nutzer eine Signatur eingeben. Sie erscheint dann automatisch unter jeder Mail. Hier gilt auch: auf das Nötigste beschränken. Meist gibt die Firma eine Signatur vor. Auch private Mails können mit einer Signatur versehen werden - diese sollten aber nur Text und wichtige Infos enthalten oder eine Grußformel.
Sicherheit: E-Mails werden gerne für Spam und zum Verbreiten von Schadsoftware genutzt. Um sich davor zu schützen, helfen einfache Verhaltensregeln. "Öffnen Sie keine E-Mails, von denen Sie den Absender nicht kennen. Öffnen Sie keine Anhänge, von denen Sie nicht wissen, wo sie herkommen - vor allem keine gepackten Archive wie .zip- oder .rar-Dateien", sagt Julian Graf von der Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen.
Passwort: Noch wichtiger sei die Wahl eines sicheren Passworts, sagt Graf. "Das E-Mail-Postfach ist der Mittelpunkt des digitalen Lebens - darüber laufen alle Konten." Hat ein Hacker Zugang zum Mailpostfach, ist der Weg zu den Accounts bei Amazon, Paypal oder Facebook nicht weit. Sichere Passwörter haben laut Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik acht bis zwölf Stellen und enthalten Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Namen von Familienangehörigen und leicht zu erratende Kombinationen sind tabu. Regelmäßige Besuche beim Identity Leak Checker des Hasso-Plattner-Instituts oder auf der Webseite "haveibeenpwned.com" verraten, ob Zugangsdaten geknackt wurden.
Verschlüsselung: "Eine E-Mail gleicht einer Postkarte" heißt es im E-Mail-Knigge von Bitkom. Für Kriminelle ist es einfach, auf unverschlüsselte Mails zuzugreifen. Mail mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2E) können nur Sender und der beabsichtigte Empfänger lesen. Damit das klappt, müssen diese auch ihre Krypto-Schlüssel austauschen. Das ist etwas kompliziert und hält viele davon ab, ihre Mails zu verschlüsseln. Eine Lösung kommt vom Fraunhofer-Institut für sichere Informationstechnologie und der Telekom: die Volksverschlüsselung. "Man registriert sich bei der Telekom, und die übernehmen die Schlüsselverwaltung", sagt Graf.
Wegwerf-Account: Viele Dienste im Internet verlangen eine Mailadresse, um einen Account anzulegen. Wer das Konto nur einmal kurz nutzen will, kann dafür eine Wegwerf-Adresse anlegen. Dies sind Mailaccounts auf Zeit, schreibt das Portal teltarif.de. Je nach Anbieter könne man die Mails dann nur lesen oder auch beantworten. Die Seiten heißen "wegwerfemail.de", "spoofmail.de" oder "10minutemail.com". Mitunter werden die Wegwerfmail-anbieter bei der Anmeldung bei einem Dienst erkannt.

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