Nach Kuba musste sie in diesem Jahr häufig mailen. Denn eine Gruppe aus dem Land der Zigarren tritt im Juli beim 41. Europäischen Folklorefestival in Bitburg auf. "Das ist sicherlich neben der Gruppe aus Korea einer der Höhepunkte", sagt Frese. Bevor Gisela Frese die Zusage der Kubaner hatte, gab es allerdings "tausend Kleinigkeiten" zu organisieren. "Der Auftritt der Gruppen bei uns muss in deren Tourneeplan passen, und die Weiterfahrt zum nächsten Auftritt muss von uns geplant werden. Außerdem müssen wir Visa-Angelegenheiten, die Unterbringung, Verpflegung und das Freizeitprogramm planen", sagt Gisela Frese. Die kubanische Gruppe zum Beispiel kommt direkt aus Slowenien nach Bitburg und hat anschließend einen Auftritt in Karlsruhe. Bereits jetzt laufen auch schon Vorplanungen für das kommende Jahr. "Wir haben bereits jetzt Anfragen für 2006, die meisten kommen allerdings erst im September. Im Dezember kristallisiert sich dann heraus, wer endgültig kommt." Wenn Gisela Frese die Gruppen-anfragen bearbeitet hat und die Zusammensetzung des Festes soweit organisiert ist, kümmert sich Freses Kollege Jörg Meier-Prümm um die Transporte der Gruppen, deren Rahmenprogramm und die technische Abwicklung des Festivals. Die kubanische Gruppe bleibt zum Beispiel bis Donnerstag in Bitburg. "Da muss auch ein Freizeitprogramm für die Tänzer, zum Beispiel die Besichtigung der Brauerei oder ein Tag in Trier und Luxemburg, organisiert werden", sagt Jörg Meier-Prümm. "Einer ist immer irgendwo"

Der größte Teil der Vorbereitungen steht für das Team im Mai und Juni an, "dann gehen die Vorbereitungen für das Festival in die heiße Phase", sagen Meier-Prümm und Frese. Zu den Organisatoren gehören neben Gisela Frese und Jörg Meier-Prümm noch Michaela Böhm (Werbung und Gastgeschenke) und Joachim Kandels (übergreifende Tätigkeiten). Das Quartett ist aber nicht nur in die Vorbereitungen eingebunden, sondern auch in die Umsetzung. Während des Festivals selbst sind sie als ständige Ansprechpartner unterwegs. "Man will ja auch sehen, was daraus geworden ist", sagt Gisela Frese. Und: "Es gibt auch immer was zu organisieren", ergänzt Jörg Meier-Prümm. Als Ansprechpartner für Gruppen, Gäste und Partner haben Frese, Kandels, Böhm und Meier-Prümm während der fünf Festivaltage eine Mappe mit allen wichtigen Daten und Unterlagen der Gruppen und den Programmablauf dabei. "Da ist alles drin: Vertragsangelegenheiten, andere Termine der Gruppen und so weiter", sagt Meier-Prümm. Zusätzlich werde auch noch ein Infocenter auf dem Festplatz eingerichtet. Aber trotzdem: "Die Hauptorganisation liegt in unserem Teambereich. Einer ist immer irgendwo", sagt Gisela Frese.