Pässe und Urkunden bald ohne Rathaus-Besuch in den Verbandsgemeinden Ruwer und Hermeskeil

Kostenpflichtiger Inhalt: Auf dem Weg zur digitalen Verwaltung : Pässe und Urkunden bald ohne Rathaus-Besuch

Ausweise beantragen, Autos ab- und Hunde anmelden – nahezu alles, was Bürger bei der Verwaltung erledigen müssen, soll bis Anfang 2023 komplett digital funktionieren. Die Verbandsgemeinden Ruwer und Hermeskeil wollen diese Aufgabe gemeinsam meistern. Auch in Konz und Saarburg wird daran gearbeitet.

Wann kommt der Bürger mit seiner Stadt- oder Verbandsgemeinde-Verwaltung in Kontakt? Zum Beispiel, wenn er einen neuen Personalausweis beantragen, einen Hund für die Steuer anmelden, einen Bauantrag stellen oder die Kopie einer Sterbeurkunde anfordern will. Derzeit funktioniert das meist nicht ohne den Gang ins Rathaus. Das soll sich in naher Zukunft jedoch ändern.

Bundesgesetze wie das zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz) und das Onlinezugangsgesetz verpflichten Bund, Länder und Kommunen, den größten Teil ihrer Dienstleistungen bis Anfang 2023 auf vollständig digitalem Weg anzubieten. Große Stadt- und Kreisverwaltungen müssen sich dem ebenso stellen wie die kleineren Verbandsgemeinden (VG).

Vereinbarung unterzeichnet Die VG Hermeskeil und Ruwer haben entschieden, die Mammutaufgabe Digitalisierung gemeinsam anzupacken. Im Hermeskeiler Rathaus haben Bürgermeister Hartmut Heck und seine Waldracher Amtskollegin Stephanie Nickels dazu eine Vereinbarung unterzeichnet.

„Wir sind gesetzlich verpflichtet, tätig zu werden“, sagte Heck. „Es ist gut, einen Partner an seiner Seite zu haben, um dieses dicke Brett zu bohren.“ Beide Verwaltungen arbeiteten in anderen Bereichen schon erfolgreich zusammen, etwa bei der gemeinsamen Vergabestelle. Die vollständige Digitalisierung aller Abläufe sei ein Umbruch, wie ihn die Verwaltungen bislang noch nicht erlebt hätten, erklärte Ruwers VG-Chefin Nickels. Kooperationen von Kommunen seien für sie ein „Schlüsselweg“ in die Zukunft.

Als erstes Projekt werden Waldrach und Hermeskeil gemeinsam ein Dokumenten-Management-System (DMS) und ein Content-Management-System (CMS) anschaffen. Warum beides wichtig ist, erklärten die beiden VG-Digitalisierungsbeauftragten Sarah Klassen (Hermeskeil) und Andreas Schmitt (Ruwer) anhand eines Beispiels: Ein Bürger sitzt am Sonntagabend auf der Couch. Ihm fällt ein, dass er beim Amt noch eine Kopie seiner Geburtsurkunde beantragen wollte. „In Zukunft soll er das komplett von zu Hause aus über das Smartphone oder den Tablet-Computer erledigen können“, erläuterte Schmitt.

Derzeit laufe es meist so: Online kann der Bürger ein Antragsformular als PDF herunterladen. Das muss er dann aber ausdrucken, ausfüllen, unterschreiben und per Post zurückschicken. Ab 2023 soll der gesamte Vorgang „medienbruchfrei“, also digital über ein Gerät, abzuwickeln sein – und zwar für möglichst viele Verwaltungsleistungen.

Zentrales Element dafür ist die Serviceplattform rlpDirekt (www.rlpdirekt.de), über die künftig Leistungen – egal welcher Verwaltungsebene – erreichbar sein sollen. Schon jetzt sind dort Informationen und Formulare zu 1800 Dienstleistungen von Bund, Ländern und Kommunen hinterlegt – von der Abbruchgenehmigung bis zur Zweitwohnungssteuer. Bürger oder Vereine können sich kostenlos ein Servicekonto anlegen, über das sie künftig Anträge komplett online ausfüllen, Nachweise hochladen, etwaige Gebühren direkt online bezahlen und die angeforderten Dokumente per Mail erhalten sollen. „Voraussetzung dafür ist die Authentifizierung durch den elektronischen Personalausweis“, erläuterte die Hermeskeiler Digitalisierungsbeauftragte Sarah Klassen.

Für die Verwaltungen bedeute dies, dass sie ihre internen Abläufe komplett auf elektronisches Arbeiten umstellen müssten. Zudem bräuchten sie kompatible Software, um ihre Internetseiten mit dem Serviceportal zu verbinden. Und da kämen die Programme ins Spiel, die Waldrach und Hermeskeil zusammen installieren wollen.

Das neue CMS biete ihnen erstmals eine Schnittstelle zu rlpDirekt, sagte Klassen. Andere VG-Verwaltungen wie etwa in Konz und Saarburg seien schon länger an das Portal angebunden (siehe Extra).

Geringere Kosten und Austausch Neben Kostenersparnissen erleichtere die Kooperation auch den fachlichen Austausch. Mitarbeiter könnten gemeinsam geschult, weitere Programme gemeinsam ausgeschrieben werden. Die Anforderungen an Personal und Technik sind laut den Verwaltungschefs mit hohen Investitionen verbunden. Für die neuen Systeme und Lizenzen gibt die VG Ruwer 100 000 Euro aus, die VG Hermeskeil etwa 74 000 Euro. Für Wartung, Softwarepflege und Personalaufwand gehen die Verwaltungen zusätzlich jährlich von einem mittleren fünfstelligen Betrag aus. Um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, sind laut VG-Chef Heck zusätzliche externe Fachleute einzubeziehen.

Man arbeite nun Schritt für Schritt weiter daran, die Digitalisierungsvorgaben bis 2023 zu erfüllen.

Die VG Ruwer gestaltet außerdem ihre Internetseite so um, dass auch Menschen mit Handicap ihre Dienste nutzen können. Aktuell können Bürger beider Verbandsgemeinden zum Beispiel online Führungszeugnisse beantragen, Gewerbebetriebe an- und abmelden oder Wasserzählerstände elektronisch melden. „Problematisch ist alles, wo wir den Nachweis brauchen, dass wir die richtige Person vor uns haben“ schilderte Sarah Klassen. Beim Führerschein oder Personalausweis werde zudem noch gesetzlich die Schriftform mit Unterschrift und Foto gefordert.

Die Verbandsgemeinden Ruwer und Hermeskeil wollen künftig bei der Digitalisierung ihrer Verwaltungen eng zusammenarbeiten. In Hermeskeil unterzeichnen Bürgermeisterin Stephanie Nickels (Ruwer) und ihr Hermeskeiler Amtskollege Hartmut Heck eine entsprechende Vereinbarung. Foto: Trierischer Volksfreund/Christa Weber

Bürgermeisterin Nickels betonte: „Es geht um ein zusätzliches digitales Angebot, das von vielen gewünscht wird.“ Wer wegen technischer Hindernisse wie fehlendem Internetzugang oder langsamer Bandbreiten die Leistungen auf herkömmlichem Wege abrufen wolle, werde dazu nach wie vor die Möglichkeit haben.