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Wie arbeiten die Verwaltungen in der Corona-Krise? Der Volksfreund hat sich umgehört

Kostenpflichtiger Inhalt: Coronavirus : Standesamt, Bürgerbüro & Co.: So arbeiten Verwaltungen während der Corona-Krise

Wie arbeiten die Verwaltungen im Kreis Bernkastel-Wittlich in der Corona-Krise? Der Volksfreund hat sich umgehört. In manchen Bereichen ist es ruhiger – aber es entstehen auch neue Aufgabenfelder.

In der Morbacher Verwaltung hat sich im Rahmen der Corona-Krise vieles verändert. Grundsätzlich ist das Rathaus in der Bahnhofstraße weiter offen, antwortet Bürgermeister Andreas Hackethal auf Fragen des Volksfreundes. Allerdings seien die Bürger wie in anderen Kommunen darum gebeten worden, „das Rathaus nur in dringenden Fällen und nach vorheriger Terminabsprache aufzusuchen“. Besucher werden erfasst, um gegebenenfalls nachvollziehen zu können, wo Kontakte bestanden haben. Ansonsten werden die Türen zu den einzelnen Flurabschnitten geschlossen gehalten.

Die Mitarbeiter wurden aufgefordert, die Kontakte untereinander auf das unbedingt Notwendige zu begrenzen. Besprechungen werden in kleineren Runden im Sitzungssaal oder in Form von Telefonkonferenzen abgehalten. Zudem wurden Mitarbeitertoiletten eingerichtet.“ Insgesamt 24 Bedienstete arbeiten im Homeoffice. Für die Kollegen, die direkten Kundenkontakt haben, wurden Spuckschutzwände errichtet.

Rund 50 Kunden kommen seither täglich in die Verwaltung. Im Vergleich zur üblichen Frequenz nutzen derzeit noch ein Drittel der „Kunden“ die persönlichen Dienste der Mitarbeiter des Meldeamtes. Ähnliches gilt für die Zulassungsstelle. Am meisten gefragt sei das Bürgerbüro. Dagegen ist die Tourist-Info geschlossen. Eine Mitarbeiterin erledige Fremdenverkehrsaufgaben im Homeoffice. Zwei weitere Mitarbeiter seien derzeit mit anderen Aufgaben betraut. Zum Beispiel die Leiterin der Tourist-Info Kerstin Thommes im Bereich Öffentlichkeitsarbeit zur Corona-Krise und der Einrichtung einer Ehrenamtsbörse. Diese ist unter Telefon 06533/71234 erreichbar. Auch andere Kollegen werden aufgabenübergreifend eingesetzt. Jugendpfleger Mario Herges verstärke derzeit das Ordnungsamt.

Auch im Thalfanger Rathaus wird Flexibilität groß geschrieben. Die Telefonzentrale ist verstärkt worden. Dort kommen Mitarbeiterinnen, die beispielsweise in der Nachmittagsbetreuung der Grundschulen tätig sind, zum Einsatz. Das sagt Vera Höfner, Erste Beigeordnete in der Verbandsgemeinde Thalfang. Alle Aufgaben werden fachübergreifend gelöst. Die Anzahl der Anliegen sei leicht zurückgegangen, die Bandbreite habe sich nicht geändert. Lediglich im Bereich von Trauungen gebe es einen erhöhten Beratungsbedarf.

Die Fachbereichsleiter, das Ordnungsamt und Höfner selbst arbeiten zum Teil im Homeoffice. „Alle Mitarbeiter im Bereich der Verwaltung sind in zwei Teams aufgeteilt und arbeiten im täglichen Wechsel. Höfner: „Es besteht die Möglichkeit zeitmäßig flexibel über die ganze Woche inklusive der Wochenenden unter Beachtung der Einsatztage zu arbeiten.“ Damit sollen soziale Kontakte untereinander verringert und die Risiken im Hinblick auf eine Infektion minimiert werden. Die Bevölkerung wird um Verständnis gebeten, dass Anliegen der Bürger soweit wie möglich ohne direkten Kundenkontakt bearbeitet werden. „Nur in notwendigen, dringenden Fällen vergeben wir Termine für persönliche Besuche im Rathaus.“

Auch der Arbeitsalltag habe sich verändert. Es werde großen Wert auf Regeln wie Abstand halten und Desinfektion gelegt. Die Teams arbeiten laut Höfner wie gewohnt und sprechen sich telefonisch, per E-Mail oder in Telefon- und Videokonferenzen ab. Eine erste Bilanz zieht Höfner: „Wir stellen fest, dass es gut funktioniert.“

Das Rathaus der Verbandsgemeinde Bernkastel-Kues wurde für Publikumsverkehr am 18. März grundsätzlich geschlossen. Wie Bürgermeister Leo Wächter erläutert, können Besucher nur noch in dringlichen Fällen und per Anmeldung zur Verwaltung kommen. Damit habe sich der Besucherverkehr stark reduziert. Waren es am 17. März noch 42, so sank die Zahl bis zum 27. März auf vier Besucher. Vier Mitarbeiter seien derzeit im Homeoffice, bei den übrigen Mitarbeitern in der Verwaltung versuche man den Kontakt untereinander weitestgehend zu reduzieren. Im Bürgerbüro seien spezielle Plexiglas-Scheiben montiert worden. Am meisten werden Standesamt-Leistungen nachgefragt.

In allen anderen Bereichen laufe vieles über E-Mail oder Post. Wächter: „Viele Mitarbeiter in den Orten der Verbandsgemeinde werden von den Bürgern auch als „Briefträger“ genutzt. Ich finde manchmal auch Papiere von Bürgern für die Verwaltung in meinem Privat-Briefkasten in Ürzig, die ich dann mit in die Verwaltung nehme.“ Besprechungen laufen im Haus oft per Telefonkonferenz, was auch für die Besprechungen mit den den Bürgermeisterkollegen und dem Landrat gelte. Wächter: „Wir vermeiden der persönlichen Kontakt so weit es geht. Momentan haben wir keine personellen Engpässe im Haus.“

In der Verbandsgemeinde Traben-Trarbach hat sich das Arbeitsaufkommen verändert, sagt der Bürgermeister der Verbandsgemeinde, Marcus Heintel. Auch hier werde versucht, direkte Kundenkontakte zu vermeiden und stattdessen die Dinge per E-Mail oder Telefon zu klären. Heintel: „Es sind jedoch bedingt durch Corona auch viele neue Dinge aufgetaucht. Im Fachbereich 1 „Organisation und Finanzen“ hat sich das Arbeitsaufkommen stark verschoben. Durch die Kontaktsperre sind die Anfragen per E-Mail und Telefon gestiegen. Wir haben ein stark erhöhtes Aufkommen an Stundungsanträgen beziehungsweise Aussetzung der Abbuchung und Mahnung im Bereich der Steuern, hier insbesondere Tourismusbeitrag und Gewerbesteuer.“

Ein zusätzliches Arbeitsfeld habe sich durch die Existenzangst der Firmen und Betriebe ergeben, die bei der Gemeinde Beratung suchen. Der komplette Bereich der Baustellenabwicklungen laufe allerdings derzeit noch unvermindert weiter. Heintel: „Bisher ist keine laufende. Baustelle coronabedingt eingestellt beziehungsweise reduziert, sodass die Korrespondenz mit den Firmen aus dem Tief- und Straßenbau, Handwerk und den Planungsbüros unvermindert geführt wird.“

Bürger können die Verwaltung der Verbandsgemeinde Wittlich-Land nach Auskunft einer Sprecherin seit 17. März nur noch in dringenden und nicht aufschiebbaren Angelegenheiten besuchen. In den publikumsintensiven Bereichen wie dem Bürgerbüro sei ein Rückgang der persönlichen Kundenkontakte um etwa 90 Prozent zu verzeichnen. Hingegen haben die Anfragen und Aufträge, die auf elektronischem Wege in die Verwaltung gelangen, deutlich zugekommen.

Rund 25 Mitarbeiter arbeiten im Homeoffice. „Wir versuchen derzeit in einem quasi Schichtbetrieb die Verwaltung zu betreiben, um so das Infektionsrisiko für die Mitarbeiter so gering wie möglich zu halten“, heißt es von de Verwaltung. Im Wochenrhythmus sollen die Mitarbeiter daher ins Homeoffice gehen beziehungsweise aus diesem zurückkehren.

Angesichts der Corona-Krise werde derzeit der Bereich Kindergärten stark nachgefragt. Auch die Corona-Hotline werde gut angenommen. Zudem sei die Ordnungsbehörde vermehrt im Einsatz. Darüber hinaus werde das Bürgerbüro nach wie vor gefragt, insbesondere bei Grenzgängern. Innerhalb der Verwaltung seien zahlreiche Schutzmaßnahmen ergriffen worden. Neben den üblichen Hygienemaßnahmen und der vermehrten Aufstellung von Desinfektionsmitteln seien in den publikumsintensiven Bereichen Spuckschutze und Mindestabstandsmarkierungen angebracht worden.

Im täglichen Arbeitsalltag wurde der Kontakt zwischen den Mitarbeitern auf das Notwendigste reduziert, unter anderem der Sozialraum gesperrt. Besprechungen würden hauptsächlich über Telefonkonferenzen abgehalten. Was den Austausch von Mitarbeitern innerhalb der Abteilungen angeht, stünden die Fachbereichsleitungen mit dem Bürgermeister im regelmäßigen Austausch. Wo Mitarbeiter Leerlauf hätten, würden Überstunden oder Resturlaub abgebaut. „Darüber hinaus wird fachbereichsübergreifend geprüft, wo derzeit Bedarf besteht und Mitarbeiter mit Leerlauf aushelfen können.“

Bei der Stadt Wittlich habe sich nach Auskunft von Pressesprecher Rainer Stöckicht die „Anfragen und Anträge inzwischen tatsächlich auf dringliche und nicht verzichtbare Fälle reduziert“. 13 Arbeitsplätze seien für die Mitarbeiter als Homeoffice-Arbeitsplätze ausgestattet worden. Grundsätzlich würden alle Dienstleistungen der Stadt wie bisher nachgefragt, bis auf Dienstleistungen im Bereich Kultur- und Veranstaltungsmanagement, da die Einrichtungen geschlossen sind und aktuell auch keine Veranstaltungen stattfinden dürfen.

Die Mitarbeiter, die in der Verwaltung statt zu Hause arbeiten, stünden in allen Fällen telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung. Nur in äußerst dringlichen und unverzichtbaren Fällen könne „im Einzelfall nach vorheriger Absprache eine persönliche Vorsprache in der Verwaltung erfolgen“.

„Unsere Kolleginnen und Kollegen versuchen nach allen Kräften einen möglichst normalen Dienstbetrieb sicherzustellen“, sagt Stöckicht. Besprechungstermine seien jedoch auf ein absolutes Mindestmaß unter Einhaltung der Mindestabstände reduziert worden. „Wenn möglich tauschen wir uns per Telefon und Telefon- oder Videokonferenz aus. Mit Ausnahme der eingeschränkten persönlichen Kontakte gelingt dies sehr gut. Wir erfahren auch ein hohes Maß an Verständnis und Entgegenkommen aus der Bevölkerung“, sagt der Sprecher weiter. Aktuell würden viele Arbeiten ausgeführt, die bisher keine zeitliche oder sonstige Priorität hatten. Auch werde die Zeit genutzt, um Überstunden abzubauen. Ein personeller Austausch unter den Abteilungen sei nur beschränkt möglich.

Bei der Kreisverwaltung Bernkastel-Wittlich sind 23 Mitarbeiter im Homeoffice, die Angehörige, insbesondere Kinder, zu betreuen haben, die schwanger sind oder Vorerkrankungen haben, wie Sprecher Manuel Follmann mitteilt. „Unabhängig hiervon haben rund 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits im Vorfeld die Möglichkeit gehabt, in Telearbeit zu arbeiten.“ Sehr stark in Anspruch genommen würden derzeit Dienstleistungen im Gesundheitsamt, bei der Wirtschaftsförderung und von den beim Ordnungsamt eingerichteten Hotlines. Aber auch sonst würden alle Dienstleistungen nachgefragt. „Zurückgegangen sind aber beispielsweise die Anträge auf Ersterteilung der Fahrerlaubnis, da die Fahrschulen geschlossen sind.“ Zum Schutz der Mitarbeiter hat die Verwaltung in Bereichen, die immer noch ein hohes Publikumsaufkommen haben, Plexiglasscheiben (Spuckschutz) installiert. Ziel ist es bei der Kreisverwaltung, den Dienstbetrieb so weit als möglich in gewohnter Art und Weise weiterzuführen. Besprechungen müssen jedoch auf das unbedingt notwendige Maß reduziert werden.

Innerhalb der Abteilungen besteht ein Austausch von Mitarbeitern. Follmann: „Die Kreisverwaltung hat ein Konzept bezüglich der Priorisierung der Aufgaben erarbeitet, um so Mitarbeiter in Bereiche umlenken zu können, die besonders im Fokus stehen.“ Dem Gesundheitsamt und der Kreisordnungsbehörde der Kreisverwaltung kämen wegen ihrer Zuständigkeiten nach dem Infektionsschutzgesetz eine besondere Rolle zuteil. Aus diesem Grund musste diesen Ressorts aus anderen Bereichen Personal zugewiesen werden. Auch wurden Mitarbeiter aus fachfremden Bereichen den eingerichteten Hotlines im Gesundheitsamt oder im Bereich der Wirtschaftsförderung zugewiesen. In der Corona-Testentnahmestation in der BBS sind auch Mitarbeiter der Kreisverwaltung, Schulhausmeister und -sekretärinnen der kreiseigenen Schulen tätig.