Wie kann ich eine Einladung absagen, ohne unhöflich zu sein?
Man braucht sich als Eingeladener nur in die Rolle der Gastgebenden hineinzuversetzen, um einerseits nachempfinden zu können, wie wichtig eine möglichst genaue Gästeplanung für ein Fest, insbesondere für ein Geburtstagsfest, ist, und andererseits zu spüren, wie sich jemand fühlt, der eingeladen hat und auf die Reaktion der Gäste wartet.
Es ist daher ein Gebot der Höflichkeit und der Achtung, eine Einladung zu beantworten - und zwar spätestens bis zu dem angegebenen Termin. Fehlt ein solches Datum, sollte man so schnell wie möglich reagieren, um den Gastgebern die Planung zu erleichtern und sich als mitdenkender Gast zu zeigen. Obendrein zeigt man den Gastgebern damit, dass sie einem wichtig sind, und darüber freut sich jeder Mensch. Auf keinen Fall sollte man, ganz gleich, ob man zu- oder absagen möchte, die Gastgeber in die Verlegenheit bringen, nachfragen zu müssen.
Ein "Vielleicht" oder "Eventuell" darf niemals im Raum stehen bleiben, so in der Art von "Falls nichts Bessres kommt ...". Bitten Sie um eine Verlängerung der Antwortfrist, falls Sie erst danach eine definitive Entscheidung fällen können.
Bei einer persönlichen Geburtstags einladung wird es selbstverständlich sein, sich zunächst für die Einladung zu bedanken und die darüber empfundene Freude auszusprechen - egal, ob man die Einladung annimmt oder nicht. Wer absagen muss, sollte dies begründen und vor allem Bedauern über die Verhinderung ausdrücken. "Wie schade, dass ich nicht kommen kann, aber ausgerechnet zu dieser Zeit habe ich bereits seit Monaten eine Urlaubsreise geplant …" Die Absage könnte - mit einem Glückwunsch verbunden - mit schönen Erinnerungen etwa an die gemeinsame Studienzeit, einem Dank für die angenehme Zusammenarbeit oder eine langjährige Freundschaft oder mit guten Wünschen für die Zukunft erweitert werden.
Falls man dennoch - unvorhergesehen - kurzfristig absagen muss, nachdem vorher eine Zusage gegeben wurde, dann muss es triftige Gründe geben, um den Gastgeber nicht doch noch zu verletzen. Falls man gar ganz plötzlich verhindert ist und ohne Vorankündigung nicht kommen kann, was nur eine ganz seltene Ausnahme sein darf, sollte man sich in aller Form - am ehesten mit einem handgeschriebenen Brief - und vielleicht mit einem Entschuldigungs-Blumenstrauß und gegebenenfalls mit einer Gegeneinladung dafür entschuldigen.
(Aus: Salka Schwarz: Renaissance der Höflichkeit, 38 Euro)
