Mahngebühren fallen häufig deswegen an, weil es kein geordnetes System für ein- und ausgehende Rechnungen gibt. Es ist zwar etwas aufwendig, doch nimmt man sich ein wenig Zeit und ordnet alle Rechnungen in ein Archiv ein, auf das man bei Bedarf immer wieder zugreifen kann, gestaltet sich die Arbeit deutlich leichter. Umso häufiger man einen Ordner mit bestimmten Unterlagen benötigt, desto näher sollte dieser am Arbeitsplatz stehen, also in Reichweite sein.